19.6.2012 08:16
Piirihallituksen kesäkokouksessa perjantaina 15.6. vieraili Suomen Partiolaisten tiedonhallintaryhmästä Pekka Kantola. Hänellä oli tuomisinaan tietoa ja käppyrää menneistä vuosista.
Piirihallitus sai Kantolan toimesta yleiskatsauksen tilastoihin ja niiden hyödyntämiseen toiminnan suunnittelussa ja laadun parantamisessa. Kantolan vinkeistä ja tiedonhallintaryhmän työstä on hyötyä myös lippukuntien tulevia toimintasuunnitelmia tehdessä. Toiminnansuunnittelu lippukunnissa käynnistyy viimeistään syksyllä, olisiko teillä hetki aikaa istua kesäiltaan ja kurkistaa, mitä tilastot teidän lippukunnastanne kertovat, neuvovatko ne toiminnansuunnitteluanne mihin suuntaan? Toimintaa tulevalle kaudelle suunnitellessa on toisinaan hyvä pysähtyä katsomaan myös taaksepäin ennen kuin mietitään tulevaa. Olisiko johtajistollanne kesän aikana hetki aikaa vaikka yhteisen retkipäivän merkeissä istua hyvän ruuan ja keskustelun merkeissä pohtimaan lippukunnan tulevaa suuntaa?
Paras tapa aloittaa tilastoihin tutustuminen on kevään aikana SP:n lippukuntapostin mukana toimitettu lippukuntaviisari, joka on koottu lippukunnan itse täyttämien vuosiselosteiden sekä Polku-jäsenrekisteriohjelman tietojen pohjalta. Mikäli lippukuntaviisarinne on päässyt postien mukana hukkumaan, piiritoimistolta voitte pyytää viisarinne vaikka sitten sähköisenä. Jotta tämän tietotuotteen käyttäminen olisi lippukunnille mahdollisimman helppoa, on tiedonhallintaryhmä koonnut viisarille käyttöohjeen.
Lippukuntaviisari ei ole vain lippukunnan työväline, vaan siitä hyötyy myös piiri. Lippukunnan oma alueohjaaja voi olla halutessanne tukena tutkimassa viisaria kanssanne vaikka sitten siinä kesäillan hetkessä.
Tilastojen kautta ollaan vahvasti matkalla lippukunnan kehittämistyössä. Tätäkään ei tarvitse tehdä ilman tukea - lippukuntanne oma alueohjaaja on jälleen apunanne pyytäessänne ja valmista materiaaliakin on olemassa. Kehittyvä lippukunta -menetelmä voi olla lippukuntaviisarin tukena ja seuraavana askeleena tilastoista nousevaan toiminnan kehittämiseen. Hyvää materiaalia pohdintaan on tarjolla, joten sitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Myös Kehittyvä lippukunta -menetelmään on tehty kattava ohje ja piirin alueohjaaja on tukenanne pyytäessänne hänet mukaan.
Tilastot kootaan aina jonkin tiedonannon pohjalta. Partiossa tilastot kootaan lippukuntien ilmoittamien vuosiselosteiden sekä jäsenrekisterin avulla. Jotta kootut tilastot palvelisivat lippukuntia ja piirejä parhaalla mahdollisella tavalla, olisi näiden pohjatietojen oltava aina mahdollisimman ajan tasalla.
Lippukunnan jäsenrekisterinhoitajan olisi hyvä säännöllisin väliajoin ilmoittaa uudet mukaan tulleet jäsenet rekisteriin, poistaa vanhat, merkitä käynnissä olevat lippukuntatehtävät (johtajapestit) sekä tarkistaa, että kunkin jäsenen koulutus- ja ansiomerkkitiedot ovat ajan tasalla. Jäsenrekisterin ylläpito on lippukunnan, piirin ja keskusjärjestön tekemää yhteistyötä, josta jokaisen tekijän on huolehdittava osaltaan tietojen luotettavuuden takaamiseksi.
Miten sitten tilastoida vuoden aikana käynnissä olevaa toimintaa, kun koko ajan tapahtuu jotain? Vuoden alkuun sijoittuva vuosiselosteen täyttäminen tuntuu olevan monelle lippukunnalle vain iso työ, joka koetaan vaikeaksi ja epämielekkääksi tehtäväksi, jolla keskusjärjestö ja piiri haluavat vain väsyttää lippukuntia. Näinhän ei kuitenkaan ole, vaan tiedot kerätään kaikkien hyväksi, jotta numeraalisesti näkisimme, miten meillä partiossa menee. Vuosiselosteenkin täyttämiseen voi kiinnittää huomiota ympäri vuoden ja näin toivotaankin tehtävän. Vuosiselosteen laadintaa helpottamaan on lippukuntien jatkuvan toiminnan avuksi työstetty tukilomake, jota voi täydentää pitkin vuotta. Tukilomakkeen avulla vuoden tapahtumat ja kokoukset, kurssit ja osallistumiset tulevat merkityiksi helposti ylös vaikka sitten kuukausittaisessa johtajien tapaamisessa, mikäli lippukunta vain ottaa tavakseen näin toimia. Tukilomakkeen avulla vuoden aikana tulee koottua vuosiselosteeseen halutut tiedot näppärästi ja vuoden alussa saa vain syöttää tiedot lomakkeesta järjestelmään ja pyydetty tilastointi on tehty. Vuosiselosteen tukilomakkeen sekä lisätietoa vuosiselosteesta on koottu SP:n sivuille avuksi ja käytettäväksi.
Piirihallitus intoutui tiedonhallintaryhmän Kantolan innoittamana syventymään numeroiden ja käppyröiden kertomaan. Aiottujen ja luvattujen kasvutavoitteiden saavuttamiseksi tietysti pitääkin pysähtyä myös tarkistamaan, missä mennään nyt ja tähän auttavat toiminnasta kootut numerot. Hallitus totesi, että toimintaa on, tilastoja on, joiden pohjalta on hyvä lähteä liikkeelle kehittämään entistä parempaa huomisen partiota pienillä askeleilla. Tulevaa toimintakautta piirissä suunnitellaan myös tilastoihin tukeutuen, tehdäänhän niin myös teidän lippukunnassanne?
SN
Tilastoita kannattaa hyödyntää toiminnan suunnittelussa. Yllä oleva tilastokäppyrä on otanta lippukuntien ikäjakaumasta vuoden 2011 lopussa. Kuva: SN.